Formele de înregistrare în contabilitate reprezinta sistemul de registre, formulare si documente contabile corelate între ele, care servesc la înregistrarea cronologica si sistematica în contabilitate a operatiunilor economico-financiare efectuate pe parcursul exercitiului financiar.
Principalele forme de înregistrare în contabilitate a operatiunilor economicofinanciare în cazul unitailor care conduc contabilitatea în partida dubla sunt: “pe jurnale”, “maestru-sah” si forma combinata “maestru-sah cu jurnale”.
În cadrul formei de înregistrare în contabilitate “pe jurnale”, principalele registre si formulare care se utilizeaza sunt:
– Registrul-jurnal
– Registrul-inventar;
– Cartea mare
– jurnale auxiliare;
– Balanta de verificare.
Registrul-jurnal se utilizeaza pentru înregistrarea cronologica a tuturor operatiunilor economico-financiare consemnate în documentele justificative. Pentru operatiunile care nu au la baza documente justificative se întocmeste Nota de contabilitate
Notele de contabilitate se întocmesc pe baza de note justificative sau note de calcul si se înregistreaza în mod cronologic în Registrul-jurnal. Unitaile pot utiliza jurnale auxiliare pe feluri de operatiuni, cum sunt:
- Jurnal privind operatiunile de casa si banci
- Jurnal privind decontarile cu furnizorii
- Situatia încasarii-achitarii facturilor
- Jurnal privind consumurile si alte iesiri de stocuri
- Jurnal privind salariile si contributia pentru asigurari sociale, protectia sociala a somerilor si asigurarile de sanatate
- Jurnal privind operatiuni diverse.
Lunar sau la alta perioada prevazuta de lege, în fiecare jurnal auxiliar se stabilesc totalurile sumelor debitoare sau creditoare înregistrate în cursul lunii (perioadei), totaluri care se înscriu în Registrul-jurnal.
Contabilitatea analitica se poate tine fie direct pe aceste jurnale (pentru unele conturi), fie cu ajutorul altor formulare tipizate comune (fisa de cont analitic pentru valori materiale, fisa de cont pentru operatiuni diverse etc.) sau specifice, folosite în acest scop.
Pentru unele conturi, pe lânga jurnalul privind operatiunile de credit se întocmeste si situatia privind operatiunile de debit. Înregistrarile în jurnale se fac în mod cronologic în tot cursul lunii (perioadei) sau numai la sfârsitul lunii (perioadei), fie direct pe baza documentelor justificative, fie pe baza documentelor centralizatoare întocmite pentru operatiunile aferente lunii (perioadei) respective, care sunt consemnate cronologic în acestea.
Cartea mare este documentul de sistematizare contabila care cuprinde toate conturile sintetice si reflecta existenta si miscarea tuturor elementelor de activ si de pasiv la un moment dat. Cartea mare serveste la stabilirea rulajelor lunare si a soldurilor conturilor si sta la baza întocmirii balantei de verificare. Pentru stabilirea rulajelor se preia în Cartea mare rulajul creditor din jurnalul contului respectiv, iar rulajul debitor se stabileste prin totalizarea sumelor preluate din coloanele de conturi corespondente ale jurnalelor. Soldul debitor sau creditor al fiecarui cont se stabileste în functie de rulajele debitoare si creditoare ale contului respectiv, tinându-se seama de soldul de la începutul anului, care se înscrie pe rândul destinat în acest scop.
Balanta de verificare este documentul contabil utilizat pentru verificarea înregistrarii corecte în contabilitate a operatiunilor efectuate si controlul concordantei dintre contabilitatea sintetia si cea analitica, precum si principalul instrument pe baza caruia se întocmesc raportarile contabile stabilite potrivit legii. Balanta de verificare a conturilor sintetice, precum si balantele de verificare ale conturilor analitice se întocmesc cel putin anual, la încheierea exercitiului financiar sau la termenele de întocmire a raportarilor contabile, la alte perioade prevazute de actele normative în vigoare si ori de câte ori se considera necesar.
În cadrul formei de înregistrare “maestru-sah”, principalele registre si formulare care se utilizeaza sunt:
– Registrul-jurnal
– Registrul-inventar;
– Cartea mare
– Balanta de verificare.
Registrul-jurnal se utilizeaza pentru înregistrarea cronologica a tuturor operatiunilor economico financiare consemnate în documentele justificative, la fel ca în cazul formei de înregistrare “pe jurnale”.
În vederea înregistrarii în Registrul-jurnal, documentele justificative sunt supuse prelucrarii contabile (sortare pe feluri de operatiuni, verificare, evaluare, contare). Daca pentru acelasi fel de operatiuni exista mai multe documente justificative, acestea se totalizeaza cu ajutorul documentelor cumulative întocmite fie pentru debitul, fie pentru creditul contului care reflecta asemenea operatiuni. Pentru operatiunile care nu au la baza documente justificative se întocmeste Nota de contabilitate. Cartea mare este documentul de sistematizare a înregistrarilor contabile în conturile sintetice.
Înregistrarile în Cartea mare (sah) se fac pe baza documentelor justificative, a documentelor cumulative si a notelor de contabilitate, cronologic, zilnic, lunar sau ori de câte ori este nevoie. Înregistrarea în acest document, deschis pentru fiecare cont sintetic, este precedata de înregistrarea în Registrul-jurnal.
La sfârsitul lunii (perioadei), pentru fiecare cont sintetic din Cartea mare (sah) se stabilesc totaluri ale rulajului contului debitor sau creditor si ale conturilor corespondente. Totalul sumelor conturilor corespondente trebuie sa fie egale cu rulajul debitor sau creditor al contului respectiv. Contabilitatea analitica se tine cu ajutorul formularelor comune (fisa de cont pentru operatiuni diverse, fisa de cont analitic pentru valori materiale) sau cu ajutorul formularelor specifice folosite în acest scop.
Balanta de verificare se întocmeste pe baza totalurilor preluate din Cartea mare (sah), respectiv din fisele deschise distinct pentru fiecare cont sintetic. Pentru verificarea înregistrarilor în contabilitatea analitica se pot întocmi balante de verificare analitice. La institutiile publice, balantele de verificare sintetice se întocmesc lunar, iar balantele de verificare analitice, cel mai târziu la sfârsitul trimestrului pentru care se întocmesc situatiile financiare.
În cazul utilizarii formei de înregistrare combinate “maestru-sah cu jurnale”, pe lânga formularele mentionate la forma de înregistrare “maestru-sah” se utilizeaza jurnalele auxiliare specifice formei de înregistrare “pe jurnale”. În Cartea mare (sah), pentru fiecare cont sintetic, totalurile lunare stabilite în jurnal se înscriu atât în coloana destinata rulajului debitor sau creditor, cât si în coloanele conturilor corespondente.
La institutiile publice si persoanele juridice fara scop patrimonial se poate folosi forma de înregistrare în contabilitate “maestru-sah simplificat”. În acest caz, contabilitatea sintetica se tine pe fise de cont pentru operatiuni diverse deschise pentru fiecare cont sintetic în Cartea mare (sah), iar contabilitatea analitica se tine pe fisele mentionate la forma de înregistrare “maestru-sah”.
Baza legala: OMFP 3512/2008
Oana Tomoiaga
